導入前:BEFORE

毎日大量のデータを大勢の人員で入力していました。
(C社本部Cさん)

夕方以降の入力作業が多すぎて作業効率が悪い! 廃棄物収集の拠点の作業員は日報を書いた後、大量のFAXを本社に送信し、それを元に本社の事務員が大人数で表計算ソフトに入力し、内容の不鮮明なものは拠点へその都度、問合せをして確認をとっていました。 さらに表計算ソフトに入力されたデータを集計し、月間で各顧客ごとの条件に基づいて請求金額を計算し、計算された結果を販売管理ソフトにあらためて入力していました。
その後、販売管理ソフトで管理しました。

解決策:北陸電算のソリューション

OCRにより大量のマンパワーによる入力をなくしました。

北陸電算の提案フロー

OCRとは
OCR:Optical Character Reader
【光学式文字読取装置】
手書き文字や印字された文字を光学的に読み取り、前もって記憶されたパターンとの照合により文字を特定し、文字データを入力する装置。
スキャナで読み取った画像から
文字を識別して文書に変換するOCRソフトなどもあります。
  • 収集拠点で作業担当者別に収集日報をOCR用紙に印刷。
  • 印刷した用紙に作業者は今までどおり手書き記入。
  • 拠点に戻って、用紙をOCRで読み取り。
    (不鮮明な部分等はその場で修正)
  • 読み取ったデータを収集拠点から本社へ送信。
  • 本社で受信したデータを基に担当者が管理、集計。
  • 販売管理ソフトへは直接データを自動反映。
  • あとは、販売管理ソフトで管理するだけ。

システムフロー図

導入後:AFTER

入力作業のパワーを顧客サービスにシフトすることができました。
(C社ご担当様)

夕方以降の入力作業が多すぎて作業効率が悪い! 本社では収集情報の入力が必要なくなり、入力内容の問合せがほとんどなくなりました。
さらに収集情報の集計が簡単になり非常に早くなりました。
そのため状況をリアルタイムに把握出来るようになり、販売管理ソフトへも再度入力することなく、すぐに反映できます。その結果、請求書の発行等が早く出来るようになりました。
入力の作業が大幅に削減できたため、その分顧客に対してきめ細かに対応出来るようになり、システム導入そのものが顧客サービス向上に大きく貢献しました。